Klärungspostenmanagement im SAP R/3
Ihre Aufgabe
Sie haben die Aufgabe, für die Abwicklung forderungsbedingter Klärungsfälle (Zahlungsabzüge, Kürzungen) neue Strukturen, organisatorische Abläufe und /oder eine Reduzierung der Kosten zu erarbeiten. Klärungsposten entstehen in den unterschiedlichsten Organisationseinheiten (intern u. extern) und Zeitpunkten. Um diesen Umständen gerecht zu werden, benötigen Sie ein integriertes und workflowbasiertes Klärungspostenmanagement.
Sie suchen Möglichkeiten:
- die Ursachen für die Entstehung der Klärungsfälle zu identifizieren
- Prozesse transparent und standardisierend zu gestalten
- die Durchlaufzeiten für einen Klärungsfall zu senken
- zur DSO-Reduzierung
- effiziente u. tagesaktuelle Reportingstrukturen zu erzeugen, usw.
Unsere Lösung
Wir bieten Ihnen „KPM“ als Lösung für Ihre Aufgabe an. Es handelt sich um eine ADD-ON Applikation zum SAP® R/3® System.
In den folgenden Ausführungen wird der Leistungsumfang von „KPM“, seine Vorteile und unsere Leistungen dargestellt.
Leistungsumfang (Auswahl)
(1) Der Klärungsfall
Der Klärungsfall ist das zentrale Business Objekt zur Zusammenfassung aller klärungsrelevanten Informationen. Hierzu zählen insbesondere:
- die Zuständigkeiten innerhalb Ihres Unternehmens (Finanzen, Vertriebs-Innen und -Außendienst, etc.)
- Kunden- und Betragsinformationen
- Dokumente (Belastungsanzeigen, Reklamationen, sonstiger Schriftverkehr, etc.)
- die Klärungsfallhistorie
(2) Der Arbeitsvorrat
Jeder Sachbearbeiter erhält seinen persönlichen Arbeitsvorrat. Innerhalb dieses Arbeitsvorrats werden die Klärungsfälle des Sachbearbeiters zusammengefasst dargestellt (Eskaliert, Aktuell, Wiedervorlage, im Workflow, etc.).
(3) Automatische Bearbeiterfindung
Zusätzlich zum Buchhalter wird automatisch ein zuständiger Ansprechpartner im Vertrieb ermittelt.
(4) Frei definierbarer Klärungsworkflow
Der Klärungsworkflow kann einfach per Customizing erweitert werden. So kann z. B. ein Freigabeworkflow für Gutschriftsanforder-ungen definiert werden.
(5) Automatisierung von Standardaufgaben
Wiederkehrende Tätigkeiten der Sachbearbeiter werden weitgehend automatisiert (Ausgleichen gegen Gutschrift, Ausbuchen aus Kulanz, Mahnsperre entfernen/setzen, Rückbelastungsanschreiben, etc.).
(6) Statistikkennzeichen
Vor der Erledigung eines Klärungsfalls muss der zuständige Sachbearbeiter ein Statistik-kennzeichen vergeben. Das Statistikkenn-zeichen bildet die Ursache des Klärungsfalls im System ab. Diese sind frei definierbar und dienen dem Management als wesentliches Kriterium für das Aufzeigen interner und externer Probleme in der Lieferanten-Kunden-Beziehung (z. B. Kulanz, falscher Preis, fehlerhafte Bestellnummer, etc.).
(7) Informationssystem
Das Reporting des „KPM“ dient zum einen als Frühwarnsystem (kritische Kunden, lange Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, etc.) und zum anderen als klassisches Auswertungssystem (Periodenvergleiche, Zu-/Abgangsbetrachtung, Ursachenbetra-chtung, etc.).
Weitere Funktionen
- Anbindung Outlook / Lotus Notes
- Automatisches Setzen von Mahn-sperren
- Vertreterregelung
- Automatische Datenaktualisierung
- Verwaltung von NON-SAP-Belegen (Schriftverkehr)
- Automatische Wiedervorlage/ Eskalation
Unsere Leistungen
Wir beraten und unterstützen Sie in allen Phasen der Realisierung Ihres Klärungspostenmanagements.
Hierzu zählen insbesondere:
- Installation und Customizing des ADD-ONs „KPM“
- Integration des ADD-ONs „KPM” in ein optisches Archiv oder BDS
- Organisationsberatung und Prozessoptimierung
- Servicevertrag für Weiterentwicklung, First- und Second-Level-Support
Unsere Referenzen
- Bosch Rexroth AG, Lohr
- Fischerwerke Arthur Fischer
GmbH & Co. KG, Tumlingen - Zentis GmbH & Co. KG
